毎週、スタッフ全員でミーティングをしています。
ミーティングを実施した後は必ず、議事録を取りまとめています。
各スタッフからの報告内容、議論した内容における重要事項、ミーティングの中での決定事項、今後の課題などを議事録の中にレビューしています。
特別な課題や留意点があれば別の箇所に記載しておき、今後の業務の参考になるようにしています。
目的としては、ただミーティングでの発言内容を残しておくだけでなく、時間が経ってもそこでの話の内容を一目で確認しやすくするためです。つまり、あの日あの時何を言ったのか、どのような指示があったのかを明確化するためです。
議事録を書きやすくするために、ミーティング中に音声録音機器で音声を取っています。
その音声を参考にして議事録を取りまとめています。
万一、録音のし忘れや録音機器のトラブル等で音声が取れなかった場合は、メモを取っているノートを見て、ミーティングでの内容を思い出しつつ、簡単に取りまとめています。
