TIESのブログ

SharePointからWordのファイルを直接開けない現象は、Officeのクイック修復で直る

当組織ではオフィススイートにOffice365の非営利団体プログラムを利用しています。
通常価格に比べて格安でアプリ版Office+SharePoint(ファイルや情報を共有できるサービス)を使えて大変助かっているのですが、最近自分が使っているPCだけ困った現象が発生しました。

SharePointは置いてあるファイルをWordやExcelで直接開いたり更新できる機能があるのですが、ドキュメント文章(docxなど)のみ何故か開けないのです。
一応、開くアプリの候補を選びダイアログは出てくるのですが、その候補の中にWordがありません。困った。

結論としては、表題にもあるようにOfficeのクイック修復で直りました。

手順としては簡単で、まずは設定のアプリと機能からOffice365の"変更"選びます。

Officeプログラムをどのように修復しますか?と出てくるのでクイック修復を選択し実行します。

当方のPCでは以上の手順で直りました。

他の人のPCではそもそもこの現象は起こっていないので、再現がとれず、なんだかモヤっとしますが、同じような現象で困っている方は、クイック修復を試してみると良いかもしれません。

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求人のお知らせ

TIESでは現在、総務事務の人材の募集をおこなっています。
紙媒体での募集の他、web上の求人サイトからの募集もおこなっています。
https://en-gage.net/cccties/

ご興味がおありの方はぜひご応募ください。
リンク先下部に詳細と応募のページがあります。

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保証書・取説

機材や備品購入に添付されている保証書並びに取扱説明書は、物品毎に分けて所定のファイルに保管しています。また、PCやその周辺機器を購入した際に付録しているドライバディスクに関しても、同様に保管しています。

故障した際の修理実施時、取扱説明書に記載されている手順や説明事項を確認したい時、或いは再セットアップ等でドライバディスク必要になった際は直ぐに取り出せるようにしています。

ちなみに近年は、ネット上からドライバ用のソフトをダウンロードが主流になっているため、デバイス購入時に付いているディスクは減少傾向にあります。

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コーヒー・紅茶

我々のオフィスでは、ネスカ○ェアン○サダーを導入しています。

マシンは無料であるため、お好みの専用カプセルや粉さえ購入すればOKという感じです。

そのため、代金の支払いは、回収箱にお金を入れています。

また、22枚綴りのお得な専用チケットをスタッフ向けに販売して、金額に応じた枚数を回収箱に入れています。

※金額に関しては、カプセル・粉の種類によって異なります。

また、オフィスに来訪されたお客様向けのカプセルも用意しております。

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Google広告の作成

以前の記事でGoogleにTIESの登録をおこない、
シンポジウムのバナーも貼りました。

ただ、これは『TIES』のキーワードで検索しないと出ないので、
知っている人にしか表示されず、広告効果は低いです。
そのため、別途Google広告を作成しました。

今回作成したものは特定のキーワードで検索した際に
検索結果の上下にこのように広告として出るものです。

これで10月に行われるシンポジウムの宣伝をおこないます。

表示やクリックが大量に獲得できるわけではありませんが、
毎日少しずつでも見ていただけたら参加者も増えるかもしれません。

細かい設定などはまだ把握出来ていない部分もあるので、
表示数やクリック数などの動きを見て調整していきます。

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機材・備品の管理

法人内には、多くの物品・機材を保有しています。
一定の額を超えるとデータベースに登録して管理しています。

しかし、中には全く使っていないものもあり、そのうち、経年劣化したものや故障して使えなくなったものに関しては、優先的に廃棄しています。

また、物品管理では、データベースソフトの一種であるMicrosoft OfficeのAccessを使っています。一定の額を超えた物品のみ、データベースに登録しています。

ただ単にデータをグループ化して蓄えておくだけでなく、登録や更新も簡単にできるように入力・出力・登録・検索が可能なフォームを設けています。そこに物品の詳細データを入力して登録します。また、物品名から詳細データを探し出して閲覧・修正・追記もすることができます。

管理をしやすくすること、誰でも機材の状況が分かるようにといったことを配慮しているものの、法人内にはデータベースに登録している物品でも普段あまり使っていない物品が沢山あり、それらを整理することが最大の課題です。対策としては、それらの中で本当に必要なのかどうかを判断する必要があります。不必要だと判断したもののうち、使えないものは廃棄して、使えるものは何の目的で活用できるかを再確認する必要があると思います。

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CHiLO Bookのダウンロードのログ取得

CHiLO Bookは、CHiLO Book Library以外にも、Google PlayやiTunesでも無料で販売しているものもあります。

両者でのダウンロード実績を毎週決まった日時に取得しています。

万一、実績の取りまとめで必要になった際に活用しています。

ちなみに、CHiLO Book Libraryのほうは、基本的に年に1度ログを取得しています。

CHiLO Book Libraryはこちら

iTunesのCHiLO Bookはこちら

GoogleplayのCHiLO Bookはこちら

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ミーティング

毎週、スタッフ全員でミーティングをしています。

ミーティングを実施した後は必ず、議事録を取りまとめています。

各スタッフからの報告内容、議論した内容における重要事項、ミーティングの中での決定事項、今後の課題などを議事録の中にレビューしています。

特別な課題や留意点があれば別の箇所に記載しておき、今後の業務の参考になるようにしています。

目的としては、ただミーティングでの発言内容を残しておくだけでなく、時間が経ってもそこでの話の内容を一目で確認しやすくするためです。つまり、あの日あの時何を言ったのか、どのような指示があったのかを明確化するためです。

議事録を書きやすくするために、ミーティング中に音声録音機器で音声を取っています。

その音声を参考にして議事録を取りまとめています。

万一、録音のし忘れや録音機器のトラブル等で音声が取れなかった場合は、メモを取っているノートを見て、ミーティングでの内容を思い出しつつ、簡単に取りまとめています。

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GoogleにCCC-TIESを登録

広報活動の一環として、GoogleにCCC-TIESの情報を登録しました。

Googleに登録することで、特定のワードで検索した際に
検索結果に広告として表示したり、右側にCCC-TIESの情報を表示したり出来ます。

登録方法は簡単で、Googleアプリからマイビジネスを開き、

情報のページから、必要項目を入力するだけで完了です。

他にも色々機能があるようなので、便利な機能があったらまたこちらでご紹介します。

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業務用パソコンのセキュリティ更新

当法人のPCでは、セキュリティ強化のため、普段使用していないPCも含めて、定期的(およそ1ヶ月に1回)にセキュリティのアップデートを行っています。

基本的に、自動アップデートの設定をしていて、アップデートが来た場合は帰宅時に更新してシャットダウンの処理を施しています。使用していないPCに関しては、その都度電源を入れて、手動操作でアップデートを施しています。

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