法人内には、多くの物品・機材を保有しています。
一定の額を超えるとデータベースに登録して管理しています。
しかし、中には全く使っていないものもあり、そのうち、経年劣化したものや故障して使えなくなったものに関しては、優先的に廃棄しています。
また、物品管理では、データベースソフトの一種であるMicrosoft OfficeのAccessを使っています。一定の額を超えた物品のみ、データベースに登録しています。
ただ単にデータをグループ化して蓄えておくだけでなく、登録や更新も簡単にできるように入力・出力・登録・検索が可能なフォームを設けています。そこに物品の詳細データを入力して登録します。また、物品名から詳細データを探し出して閲覧・修正・追記もすることができます。
管理をしやすくすること、誰でも機材の状況が分かるようにといったことを配慮しているものの、法人内にはデータベースに登録している物品でも普段あまり使っていない物品が沢山あり、それらを整理することが最大の課題です。対策としては、それらの中で本当に必要なのかどうかを判断する必要があります。不必要だと判断したもののうち、使えないものは廃棄して、使えるものは何の目的で活用できるかを再確認する必要があると思います。
